Ogni giorno il Team HR si confronta con la rete, gestendo da un lato le esigenze del business e dall’altro quelle dei suoi collaboratori, i futuri Manager. Entrare in contatto con le persone, le loro necessità e i loro desideri richiede una grande disponibilità all’ascolto e alla comprensione, step fondamentali per poter pianificare azioni concrete.
HR si trova quindi spesso a dover gestire la comunicazione con e tra i tanti interlocutori che animano la nostra realtà. Capita che la Direzione riceva feedback su comunicazioni mancate, scarsi allineamenti, messaggi non sempre coerenti, puntuali o efficaci. Capita anche che la comunicazione risulti non immediatamente chiara e coerente e che porti ad attriti, oltre che a commettere errori.
Ma, essendo la comunicazione alla base di ogni relazione, privata o lavorativa che sia, diventa fondamentale gestirla al meglio.
Due frasi mi vengono in mente.
La prima è di un famoso mentalista tedesco: “La comunicazione non è quello che diciamo, bensì quello che arriva agli altri”. Una frase che, nella sua semplicità, ci ricorda come non sia sempre così scontato che quello che “abbiamo in testa” arrivi agli altri nello stesso modo in cui lo pensiamo.
Se ci aggiungiamo poi che la comunicazione è composta solo dal 7% di verbale (ossia le parole che ci scambiamo), mentre il restante 93% è non verbale e paraverbale, diventa tutto inevitabilmente più complicato.
Comunicare bene significa, quindi, saper armonizzare i tre livelli di comunicazione in ogni occasione, ricordando di non dare mai nulla per scontato, con il limite di poter diventare un po’ pedanti o ripetitivi.
La seconda frase, invece, “la responsabilità è sempre di chi comunica”, deriva da una carta del mazzo che l’illusionista Walter Rolfo ha consegnato all’evento “Realizzare l’impossibile” durante “Il Forum dei Talenti 2019”, organizzato dalla nostra scuola di formazione Beautifulminds lo scorso maggio.
Grandissima responsabilità compete a colui che veicola il messaggio, ma al contempo ve ne è una altrettanto importante da parte di chi riceve quella comunicazione.
Se comunicare significa entrare in relazione, e la relazione è fatta di almeno due soggetti, allora è immediato che una buona relazione funziona se da entrambe le parti vi è la volontà e la disponibilità a comunicare e comprendersi. Disponibilità che spesso viene meno. Non abbiamo tempo per condividere, tempo per ascoltare e per comprendere. Tempo per riflettere. Tempo per capire cosa effettivamente quella comunicazione comporta. Tempo per mettersi nei panni dell’altro.
A volte passiamo subito all’azione, spazientiti e incompresi, agiamo senza riflettere sul messaggio, senza prenderci quella responsabilità che ogni persona, e nei contesti organizzativi ogni ruolo, è necessario si prenda.
Quale ponte di comunicazione tra il business e le sue persone, HR ha il dovere di prestare particolare attenzione a tutti gli aspetti comunicativi e, allo stesso tempo, ha il dovere di aiutare l’organizzazione a prenderne consapevolezza.
Oltre alla necessità di una comunicazione a cascata in cui è responsabilità di ogni ruolo ascoltare, comprendere e trasferire il messaggio al livello successivo con il dovuto grado di approfondimento e filtro, è altrettanto importante impostare una comunicazione diretta, affinché i messaggi arrivino senza filtri ai ruoli direttamente coinvolti. Messaggi quindi più chiari ed efficaci, per una comunicazione più immediata e diretta, senza intoppi o interpretazioni.
In questo senso la comunicazione diventa indispensabile anche per la comprensione di ogni ruolo. A ogni figura aziendale competono attività e responsabilità differenti ed è fondamentale che tutti sappiano non solo cosa devono fare, ma anche come farlo. Con questo tipo di comunicazione vengono riconosciuti e rispettati i confini operativi di ogni ruolo, si comprendono le dinamiche di interazione con i colleghi, si migliorano l’efficacia e la gestione del tempo, si prevengono conflitti e si comprendono i parametri mediante i quali si è valutati.
Curando la comunicazione interna diventa anche più facile armonizzare quella esterna, quella che presenta il brand al pubblico, ai potenziali clienti o ai candidati. Perché solo con la coerenza, la chiarezza e l’omogeneità il marchio diventa riconoscibile e identificabile e acquisisce valore e credibilità.
Del resto viviamo in un’epoca in cui basta una recensione negativa per distruggere la reputazione costruita con fatica da un’azienda. Ci affidiamo sempre più spesso a quello che la gente consiglia e dice. Giusto o sbagliato che sia, le organizzazioni devono adattarsi di conseguenza, prenderne consapevolezza e fornirsi di strumenti per tutelarsi.
Senza dimenticare che è anche merito di una comunicazione chiara e coerente, comprovata da azioni ed esempi a supporto, se il business arriva ai suoi obiettivi. Così come altrettanto fondamentale risultano essere il rispetto e l’ascolto della comunicazione del cliente e delle sue esigenze.
E’ importante capire se ciò che stiamo comunicando è sufficientemente chiaro e coerente oppure non lo è ancora. Non sottovalutiamo il potere di una buona comunicazione, non aspettiamo di incappare in errori, non prendiamo iniziative sulla base di “semplici chiacchiere”: le relazioni, come ben sappiamo ma spesso ci dimentichiamo, sono troppo importanti.
